Имеет ли право предприятие самостоятельно уничтожить первичные документы
Имеет ли право предприятие самостоятельно уничтожить первичные документы (договоры, акты, накладные, банковские выписки, векселя по соглашениям, законченным в 2007 году), которые проверялись налоговиками в 2008 году?
Исчисление сроков хранения документов согласно требованиям Перечня типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, утвержденных приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины №41 от 20.07.1998 года (далее – Перечень № 41), осуществляется с 1 января года, который наступает за годом завершения их делопроизводством.
Первичные бухгалтерские документы, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для записей в реестрах бухгалтерского учета и налоговых записей – выписки банков, акты о принятии, сдаче и списании имущества и материалов, квитанциях и накладных с учета товарно-материальных ценностей (п. 315), налоговые накладные (п. 72Д), имущественные поручения, поручительства третьего лица (73Д), первичные бухгалтерские документы и дополнения к ним по экспортно-импортным операциям (п. 74Д), документы (акты, процентовки, справки, счета) о приемке выполненных работ (п. 82Д), книги, журналы, карточки учета купли продажи товаров (сырья), расчетов с организациями (пп. «б», «в» п.85Д), журналы использования электронных контрольно-кассовых аппаратов, контрольной ленты электронных контрольно-кассовых аппаратов (86Д) – должны храниться 3 годы при условии завершения проверки государственными налоговыми органами.
Но для отдельных видов документов установлены другие сроки хранения и основания для уничтожения. Например, для документов (заявлений, распоряжений, справок-графиков, актов) об уплате, размене, принятии-передаче векселей (п. 80Д) установлен общий срок хранения три года без указания о необходимости завершения налоговой проверки. Векселя в Перечне № 41 отдельно вспоминаются, поэтому они относятся к другим первичным документам, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для записей к реестрам бухгалтерского учета и налоговых записей, срок хранения которых три года при условии завершения налоговой проверки (п. 315 Перечня № 41).
Для различных видов договоров и соглашений также установлены различные сроки хранения. Хозяйственные, операционные, трудовые и другие договоры (п. 345) должны храниться три года после окончания срока действия таких договоров при условии завершения проверки государственными налоговыми органами; кредитные договоры (п. 54Д), договоры залога, перевод долга (п. 55Д) хранят в течение пяти лет после окончания срока действия или погашения кредита, долга при том же условии. Договоры, соглашения, акты, которые касающиеся принятия и сдачи зданий, помещений в аренду (п. 1151), должны храниться три года независимо от времени завершения проверки.
Предприятия могут уничтожать документы, сроки хранения которых закончились, но только по согласованию с государственными архивными учреждениями (п. 3.6 Перечня № 41).
Для выделения документов к уничтожению на предприятии создается и утверждается руководителем специальная экспертная комиссия в составе руководителей делопроизводственной службы и архивного подразделения предприятия, специалистов соответствующего государственного архивного учреждения. Комиссия проводит предыдущую экспертизу ценности документов, осуществляет отбор документов для уничтожения, о чем складывается соответствующий акт (пункты 3.1, 3.4, 3.6 Перечня № 41).
Указанные акты согласно п.3.6 Перечня №41 передаются на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего государственного архива, и уже потом документы можно уничтожать.
Отобранные к уничтожению и отмеченные в актах документы передают организациям по заготовке вторичного сырья (что оформляется накладными) (п.3.7 Перечня №41). Если объемы дел, выделенные для уничтожения незначительны, они могут быть сожжены, о чем осуществляется соответствующая запись в акте (пп. 4.5.10 Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины №16 от 16.03.2001 года).
Следует предостеречь, что незаконное уничтожение документов влечет за собой административную, а иногда и уголовную ответственность.
